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Corresponden al empleador, las siguientes obligaciones agrupadas por la periodicidad y frecuencia con que deben cumplirse.

A. Cada vez que se vincule un trabajador

• Afiliacion al sistema integral de seguridad social en:

1. Pensiones (ISS, sociedades administradoras de fondos de pensiones).
2. Salud (EPS)
3. Riesgos profesionales (ARP)

• Afiliacion a la caja de compensación familiar
• Firma del contrato de trabajo y entrega de copia al trabajador
• Abrir una carpeta con la hoja de vida del trabajador

B. Cada vez que ocurra

• Informacion sobre accidentes de trabajo
• Ordenar practica de examen medico, para admisión según el caso o manejo a través de la EPS.
• Llevar los registros de trabajo extra
• Suministrar dotación de calzado y vestido de labor

C. Mensual

• Aportar a las entidades de seguridad social las cotizaciones sobre salarios
• Declarar sobre salarios y pagos al sistema de seguridad social
• Aportar el 9% de la nomina por conducto de una caja de compensación para cumplir obligaciones con la caja, el SENA y el ICBF
• Retener y consignar en los bancos autorizados la retención en la fuente
• Reportar las novedades de retiros y cambios de salario de los trabajadores a las entidades de seguridad social y a la caja de compensación.

D. Semestral

• Informar al SENA semestralmente sobre variaciones en la nomina para efectos de la cuota de aprendices.

E. Anual

• Llevar los registros de vacaciones
• Elaborar el informe general anual
• Expedir el certificado de ingresos y retenciones
• Consignar las cesantias de los trabajadores afiliados a los fondos de cesantia
• Contratar aprendices cuando corresponda esta obligación
• Pagar intereses sobre las cesantias liquidadas al 31 de diciembre

Afiliacion y aportes a la seguridad social

Todo empleador se encuentra obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social para cubrir los riesgos que puedan afectar su salud o sus ingresos. La seguridad social tiene por objeto garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. Debe garantizar además los servicios sociales complementarios que establezcan la ley.

La afiliación es la fuente de derechos en el régimen de seguridad social. Todas las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, salvo las excepciones legales, deberán estar afiliadas al régimen general de pensiones, bien sea al sistema de ahorro individual (fondos privados) o al de prima media con prestación definida (ISS), según escoja el trabajador, asi como al régimen contributivo de seguridad social en salud y al del sistema de riesgos profesionales.

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